jeudi, février 22, 2024

Le Blog de Teamy

En route pour l'école 2.0

Protéger vos données sensibles – 1ère Partie


Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est un règlement européen qui fixe des règles que les autorités publiques, les entreprises et toutes les autres organisations doivent respecter lorsqu’elles traitent des données à caractère personnel. Le RGPD est important pour les écoles car il vise à protéger les données personnelles et sensibles des élèves, des enseignants et des parents. Ces données peuvent concerner l’identité, la santé, la religion, les performances scolaires, etc. Le RGPD impose aux écoles de respecter des principes tels que la licéité, la transparence, la minimisation, la sécurité, la responsabilité et le consentement dans le traitement des données.

L’objectif de cet article n’est pas de vous détailler l’ensemble de vos obligations concernant cette réglementation, mais de vous montrer quels mécanismes sont disponibles dans votre plateforme Microsoft 365 pour protéger vos données sensibles.

Voici quelques scénarios que nous souhaitons traiter :

– En tant que direction ou secrétaire, j’envoie régulièrement des emails à mes enseignants avec des données privées concernant nos étudiants (état de santé, situation des parents, situation financière de la famille, etc …) . Il serait préjéduciable qu’un enseignant puisse transférer ces courriers à des personnes externes à l’établissement que ce soit volontairement ou non.
– En tant que professeur, j’ai dans mon OneDrive des documents d’ordre privé sur mes élèves, il serait facheux que ces documents soient partagés avec des personnes externes à mon établissement, mais je dois pouvoir partager certains documents non sensibles avec l’extérieur
– En tant qu’élève, je reçois sur ma boite scolaire des courriers avec pièces jointes qui contiennent des informations privées. Il serait critique que je puisse transférer ces courriers à quiconque, que ce soit à des camarades de classes ou à des personnes étrangères à mon établissement.
– Note école utilise SharePoint comme outil intranet scolaire, chaque élève possède un dossier individuel avec des documents privés, il serait mal venu que je puisse partager ces documents.

Classification des contenus

Avant de mettre en place nos mécanismes de protection, il faut d’abord identifier nos données sensibles. Nous allons donc classifier nos contenus à l’aide d’étiquettes (balises).

Les étiquettes dans Microsoft 365 sont des outils qui vous permettent de classifier vos contenus sensibles selon le niveau de confidentialité et de protection requis. Vous pouvez appliquer des étiquettes de confidentialité à vos fichiers et e-mails pour les contrôler et les suivre.

Voici les étiquettes, et niveaux de sensibilité que je souhaite mettre en place

– Privé : Contenu individuel et privé, qui ne doit pas être partagé, ni en interne ni en externe
– Interne : Contenu pouvant circuler entre les membres de mon organisation mais en aucun cas ne peut être rendu disponible à l’extérieur
– Sensible : Contenu comportant des données sensibles pour lequel je dois porter une attention particulière avant de le rendre disponible à d’autres
– Public : Contenu n’ayant aucune sensibilité particulière, qui pourrait se retrouver sur internet sans que cela porte préjudice à mon établissement

Microsoft Purview - Conformité

Depuis la console d’adminisrtation Microsot 365, vous allez trouver le menu ‘Conformité’ qui va vous rediriger vers la console d’administration Pureview.

Toutes les manipulations faites, sont réalisables avec des licences Microsoft Education A1 et A3

Nous allons pouvoir définir nos étiquettes et leurs stratégies.

Vue d’ensemble – Microsoft Purview

Etiquettes

La première chose à faire, si ce n’est pas déjà fait, c’est d’activer l’utilisation des étiquettes sur les fichiers Office Online (OneDrive et SharePoint).

Ensuite, nous pouvons nous lancer dans la création de notre première étiquette.

Nous en avons 4 à faire

Création de l’étiquette : Privé

Définition de la portée de l’étiquette

Avec nos licences A1 et A3, nous ne pouvons définir la portée de nos étiquettes que sur les fichiers et les emails. Il faudra une licence A5 pour appliquer nos étiquettes sur nos groupes Microsoft 365 (équipe Teams) et sur nos espaces SharePoint. Pouvoir mettre une étiquette de confidentialité sur tout un site SharePoint ou une équipe Teams permet de définir une confidentialité sur l’ensemble du contenu de ce site ou cette équipe sans devoir le faire fichier par fichier.

Marquage de contenu


Je décide ici de marquer mes contenus avec un pied de page automatique, reprenant un message de description de l’étiquette

Mon étiquette ne sera pas placée de manière automatiquement sur mes contenus.

Paramètres de protection des sites et des groupes

N’étant pas sous licence A5, je ne peux pas appliquer mes étiquettes sur des sites et/ou des groupes. Je dois me contenter de le faire manuelle sur mes contenus, emails ou fichiers

Passer en revue mon étiquette

Publication de mon étiquette