jeudi, février 22, 2024

Le Blog de Teamy

En route pour l'école 2.0

Organisation et réservation des salles de réunions


Ha qu’il est compliqué d’organiser une solution de gestion des salles au sein de mon organisation !! Lorsque je souhaite organiser une réunion je me pose toujours les mêmes questions.
Quelle salle est disponible ? Quelle est la capacité de cette salle ? Où se situe-t-elle ? Quels équipements aurais-je ? Est-elle accessible aux personnes à mobilité réduite ?

La plateforme M365 offre la possibilité de mettre en place des boites aux lettres de ressources affectée à un emplacement physique, comme une salle de conférence, un auditorium ou une salle de formation.
Grâce aux boîtes aux lettres de salle, les utilisateurs peuvent réserver facilement ces salles en incluant des boîtes aux lettres de salle dans leurs demandes de réunion.

En parallèle à ces éléments, M365 vous propose de définir des espaces de travail qui permettront à vos utilisateurs d’identifier plus facilement vos différentes salles. Ces espaces de travail pourront contenir des informations utiles, comme la localisation et l’équipement disponible, afin de choisir la salle la plus adaptée à votre réunion.

Et pour terminer, vous avez l’occasion de regrouper vos salles pour créer des unités de type ‘Bâtiment’, toujours dans l’optique de faciliter le choix de l’utilisateur quand il doit faire une réservation de salle.

L’organisation de vos salles nécessite donc d’appréhender cinq concepts complémentaires
– La création des salles de réunions
– La mise en place d’espace pour décrire pleinement vos salles
– La mise en place de stratégies de réservations
– Désigner des gestionnaires des agendas de réservation
– La construction de Bâtiments pour une organisation optimale de vos salles

Il est important d’avoir une configuration complète des salles, car Outlook offre des fonctionnalités avancées pour rechercher des salles en fonction de vos besoins

Description de mon établissement

Léo Collard
Bâtiment Principal, on y retrouve l’ensemble des classes, ainsi que les locaux  administratifs.  On y trouve au rez-de-chaussée, 3 salles de réunions (Paris, Bruxelles, Amsterdam) et 2 salles de formations avec des TBI (Einstein et Copernic)

JC Vandamme
Un hall Omnisport, avec notre salle des sports et son équipement complet.  Au 1er étage, nous avons 2 grandes salles de conférences (Kalahari et Nyiri)

La Rotonde
Un bâtiment dédié principalement à notre cantine et notre bibliothèque.  Au 1er étage, nous avons 5 petites salles de travail pour les projets en commun de nos étudiants ou professeurs
Bulle 1, Bulle 2, Bulle 3, Bulle 4 et Bulle 5

Voici un tableau descriptif complet de nos différentes salles
*PMR = Personne Mobilité Réduite

Ce tableau est sauvegardé, sur mon bureau, dans un fichier de type CSV, que je vous propose en téléchargement
Un fichier csv est un fichier texte dont les données sont séparées par un délimitateur (ici le point-virgule) qui peut être manipulé par Excel

Création des salles

Nous pourrions créer nos salles manuellement via la console d’administration M365, mais je préfère utiliser un script PowerShell, plus rapide à mon sens, surtout si on a beaucoup de salles à créer.  Je vais pour cela utiliser l’outil ‘Windows PowerShell ISE’ en mode administrateur

La création de boites mails de type salles nécessite d’installer le module Exchange Online sur le poste qui va exécuter votre script
Install-Module « ExchangeOnlineManagement » -Repository PSGallery -AllowClobber -Force
Import-Module « ExchangeOnlineManagement »

Cette opération ne doit être exécuté qu’une seule fois

Script de création des salles
Il faut être administrateur Exchange pour exécuter ce script
Merci de vérifier le chemin d’accès à votre fichier csv ($csvFileSource)

				
					#Chargement du fichier cvs contenant la déinfition de mes salles
$csvFileSource = "C:\Users\arnau\Desktop\Mes salles.csv"
$rooms = Import-Csv -Path $csvFileSource -Delimiter ";" -Encoding UTF7


#Connexion à Exchange Online
Connect-ExchangeOnline 

#Creation des salles
foreach ($room in $rooms)
{
    $RoomDisplayName = $room.Nom
    $Capacity = $room.Capacité
    $Office = $room.Lieu

    #check if room is already exists
    if((Get-MailBox -Filter '(Name -eq "$RoomDisplayName")' | Where {$_.ResourceType -eq "Room"}).Count -eq 0)
    {
        Write-Host "$RoomDisplayName Room Not Found - Create New Room" -ForegroundColor Red
        New-Mailbox -Name $RoomDisplayName -DisplayName $RoomDisplayName -Office $Office -ResourceCapacity $Capacity -Room
        
    }
    else
    {
        Write-Host "$RoomDisplayName Room Found - Update Room Settings" -ForegroundColor Green
        Set-Mailbox -Identity $RoomDisplayName -Office $Office -ResourceCapacity $Capacity 
        
    }         
}