Programmer la diffusion de messages dans Teams – 2ème Partie

Dans un tutoriel précédent, nous avions mis en place une solution de programmation de vos publications vers le canal Général de toutes vos équipes.  Cette solution ne permettait pas de cibler les équipes et canaux de destination. 

Je vous propose donc, sur base des éléments déjà créés, de compléter la solution pour permettre de cibler les équipes et canaux souhaités.

Voici la liste de nos étapes

• Construire un répertoire des équipes et canaux Teams auxquels j’ai accès (Microsoft List)
• Adapter ma liste des messages Teams
• Modifier mon flux de publication programmé

Tout d’abord la mise en place d’une liste automatique via Microsoft List pour répertorier vos équipes et canaux

Création d’une liste « Vierge »

Il va falloir maintenant mettre en place les colonnes nécessaires à notre traitement

• Titre : Colonne existante, va nous servir pour définir l’identité de l’équipe et du canal
• Equipe : Colonne de type texte, avec le nom de l’équipe
• Equipe Id : Colonne de type texte, avec l’identifiant de l’équipe
• Canal : Colonne de type texte, avec le nom du canal
• Canal Id : Colonne de type texte, avec l’identifiant du canal

Cette liste, le répertoire des canaux auxquels j’ai accès, va se construire automatiquement via un flux Power Automate.  Ce flux va aussi maintenir cette liste à jour en fonction de mes appartenances et ce quotidiennement.

Création du flux de publication

On va donc créer un flux Planifié, à partir de zéro

Ce flux tournera tous les jours à 06h00.

La première action est de vider ma liste.

Maintenant, il faut récupérer tous les éléments de ma liste Microsoft qui doivent être supprimés.

Je limite le nombre de résultat à 10.000, il est peu probable que vous ayez accès à 10.000 canaux Teams

J’utilise une boucle pour traiter chaque élément de ma liste, pour ensuite le supprimer !

A la fin de cette boucle ma liste de canaux devrait être vide.

Il ne reste plus qu’à la reconstruire

J’effectue une action qui permet de lister toutes les équipes Teams auxquelles j’ai accès !

Pour chaque équipe remontée, j’effectue une boucle.

Au sein de cette première boucle, j’effectue une action pour lister tous les canaux auxquels j’ai accès pour chaque équipe traitée.

Dans cette seconde boucle, j’utilise une action SharePoint – Créer un élément

• La colonne Titre est construire avec le nom de l’équipe suivi du nom du canal, le tout séparé par « -« 

Je n’ai plus qu’à sauvegarder mon flux et l’exécuter manuellement une première fois !

Voici le résultat de ce flux, une fois exécuté

Donc tous les jours à 06H00, il va mettre à jour complètement ma liste des canaux !

Adaptation de notre liste « Publication Teams »

Pour rappel dans la 1ère partie de ce tutoriel, nous avions déjà créé une liste pour programmer nos publications vers le canal général de toutes les équipes auxquelles nous avions accès.

On va y ajouter deux colonnes

• Ciblage, une colonne de type Oui/non, valeur par défaut « Oui ».  Elle va nous permettre de savoir si le message est à destination de toutes nos équipes (Canal Général) ou à destination d’équipes et canaux ciblés.
• Canaux, une colonne de type recherche, multi valeurs, pour identifier les équipes et canaux de destination

Remarque, il est préférable de vider votre liste avant les manipulations qui vont suivre !