Programmer la diffusion de messages dans Teams – 2ème Partie
Dans un tutoriel précédent, nous avions mis en place une solution de programmation de vos publications vers le canal Général de toutes vos équipes. Cette solution ne permettait pas de cibler les équipes et canaux de destination.
Je vous propose donc, sur base des éléments déjà créés, de compléter la solution pour permettre de cibler les équipes et canaux souhaités.
Voici la liste de nos étapes
- Construire un répertoire des équipes et canaux Teams auxquels j’ai accès (Microsoft List)
- Adapter ma liste des messages Teams
- Modifier mon flux de publication programmé
Tout d’abord la mise en place d’une liste automatique via Microsoft List pour répertorier vos équipes et canaux
Création d’une liste « Vierge »
Il va falloir maintenant mettre en place les colonnes nécessaires à notre traitement
- Titre : Colonne existante, va nous servir pour définir l’identité de l’équipe et du canal
- Equipe : Colonne de type texte, avec le nom de l’équipe
- Equipe Id : Colonne de type texte, avec l’identifiant de l’équipe
- Canal : Colonne de type texte, avec le nom du canal
- Canal Id : Colonne de type texte, avec l’identifiant du canal
Cette liste, le répertoire des canaux auxquels j’ai accès, va se construire automatiquement via un flux Power Automate. Ce flux va aussi maintenir cette liste à jour en fonction de mes appartenances et ce quotidiennement.
Création du flux de publication
On va donc créer un flux Planifié, à partir de zéro
Ce flux tournera tous les jours à 06h00.
La première action est de vider ma liste.
Maintenant, il faut récupérer tous les éléments de ma liste Microsoft qui doivent être supprimés.
Je limite le nombre de résultat à 10.000, il est peu probable que vous ayez accès à 10.000 canaux Teams
J’utilise une boucle pour traiter chaque élément de ma liste, pour ensuite le supprimer !
A la fin de cette boucle ma liste de canaux devrait être vide.
Il ne reste plus qu’à la reconstruire
J’effectue une action qui permet de lister toutes les équipes Teams auxquelles j’ai accès !
Pour chaque équipe remontée, j’effectue une boucle.
Au sein de cette première boucle, j’effectue une action pour lister tous les canaux auxquels j’ai accès pour chaque équipe traitée.
Dans cette seconde boucle, j’utilise une action SharePoint – Créer un élément
- La colonne Titre est construire avec le nom de l’équipe suivi du nom du canal, le tout séparé par « -«
Je n’ai plus qu’à sauvegarder mon flux et l’exécuter manuellement une première fois !
Voici le résultat de ce flux, une fois exécuté
Donc tous les jours à 06H00, il va mettre à jour complètement ma liste des canaux !
Adaptation de notre liste « Publication Teams »
Pour rappel dans la 1ère partie de ce tutoriel, nous avions déjà créé une liste pour programmer nos publications vers le canal général de toutes les équipes auxquelles nous avions accès.
On va y ajouter deux colonnes
- Ciblage, une colonne de type Oui/non, valeur par défaut « Oui ». Elle va nous permettre de savoir si le message est à destination de toutes nos équipes (Canal Général) ou à destination d’équipes et canaux ciblés.
- Canaux, une colonne de type recherche, multi valeurs, pour identifier les équipes et canaux de destination
Remarque, il est préférable de vider votre liste avant les manipulations qui vont suivre !
Ciblage
Canaux
Canaux
Créons un message de test
Vous avez pu remarquer, que vous avez eu l’occasion de choisir plusieurs canaux de destination
Si la colonne ciblage est « True », on publie sur les canaux ciblés, si « False » on publie sur le canal général de toutes les équipes.
Adaptation de notre flux de publication
Dans son état actuel, notre flux est dans l’état suivant
Pour l’adapter selon notre nouveau besoin, on va ajouter une action conditionnelle, pour savoir s’il faut répertorier toutes les équipes Teams accessibles ou cibler les équipes et canaux répertoriées dans le message traité.
Donc avant l’action « Répertorier les équipes », on ajoute une action conditionnelle
Si la colonne « ciblage » est vraie « true », alors on doit publier dans les équipes et canaux ciblés, sinon on publie dans le canal général de toutes les équipes accessbiles.
Donc les actions « Répertoriers les équipes » et la boucle « Appliquer à chacun 2 » doivent être déplacées dans l’option « Non » de notre condition. Il suffit de les glisser dans la case « Si Non », comme ceci
Attention, une erreur s’est introduite dans la capture d’écran : La condition 2, la valeur de comparaison est true et non True !!!
Maintenant on va adapter la case « Si Oui » …
Pour rappel, un message « ciblé » possède 1 ou plusieurs Canaux cibles
Il faut donc aller chercher dans notre référentiel « Mes canaux », l’identifiant de l’équipe et l’identifiant du canal pour chaque destination déterminée dans notre message.
On ajoute une action « Obtenir l’élément » du connecteur SharePoint, pour récupérer ces identifiants
Dans la zone ID, je vais chercher dans l’action « Obtenir l’élément » la propriété « Canaux Id », qui représente l’identifiant de chaque canal de mon référentiel. Il s’agit donc une valeur multiple.
En sélectionnant cette valeur, il me crée automatiquement une boucle
Il me reste à effectuer ma publication.
D’abord déterminer l’id de l’équipe cible
Ensuite l’id du canal cible
Pour obtenir au final ceci
Il ne reste plus qu’à sauvegarder le flux, et à le tester manuellement.
N’oubliez pas de mettre une date et heure de diffusion à notre message de test.
Après un peu de patiente
Une vérification dans Teams montrera que mon message de test aura été publié uniquement dans les équipes et canaux ciblés.
Conclusion : Vous avez là, une solution qui permet de prévoir des messages à destination soit du canal Général de toutes vos équipes, soit des équipes et canaux ciblés sur base d’un référentiels de tous vos canaux accessibles. Vous pouvez prévoir la date et heure de ces publications. Le fait de ne pas mettre de date et heure de publication à vos messages, ceux-ci ne seront pas traités. Donc vous pouvez prévoir vos messages et leur date/heure de publication en deux phases séparées.
A vous d’adapter cette solution en fonction de vos besoins réels, mais cette approche est déjà très fonctionnelle et pratique.
Toutes les étapes sont parfaitement explicitées.
J’ai réussi à tout suivre. L’ensemble prends quand même un peu de temps surtout si on n’a jamais touché à Lists et Power Automate (je n’ai pas mesuré mais plus d’une heure). Par contre, après avoir suivi ce double tuto, on a un outil très pratique et surtout, on a acquit des compétences insoupçonnées :D.
Merci pour toutes ces découvertes.
Merci pour la remise en ligne de l’article. Je vais tester pour me familiariser avec power automate. Mais il me semble qu’il y a une opération bien plus simple :
Copier l’adresse e-mail du canal dans lequel on veut poster, ouvrir Outlook, écrire le message et le programmer à l’heure voulue vers l’e-mail du canal.