Contrôler le flux de courrier pour nos jeunes utilisateurs
La gestion du courrier électronique est un vrai sujet en entreprise. Mais dans les établissements scolaires, ce sujet est encore plus délicat, surtout quand il s’agit de fournir une boite mail à des enfants.
La question de savoir s’il convient de fournir une boîte mail aux enfants de votre école dépend de plusieurs facteurs, notamment de leur âge et de l’objectif de cette boîte mail.
Dans l’ensemble, il est généralement conseillé de ne fournir des boîtes mail qu’aux enfants d’un certain âge et avec un objectif éducatif précis. Les enfants plus jeunes peuvent ne pas être en mesure de comprendre les risques liés à l’utilisation d’une boîte mail ou de savoir comment protéger leur vie privée en ligne. Il peut également être difficile de superviser efficacement les activités des enfants en ligne, ce qui pourrait exposer votre école à des risques juridiques.
Si vous décidez de fournir une boîte mail aux enfants de votre école, il est important de mettre en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger leur vie privée et leur sécurité en ligne. Cela peut inclure des filtres de courrier indésirable, des restrictions d’accès à certaines fonctionnalités et une surveillance étroite de l’utilisation de la boîte mail.
Mais au même titre qu’accompagner nos enfants dans les recherches qu’ils font sur Internet, il me semble évident de les accompagner aussi à la bonne utilisation d’une boite mail. Alors pour les plus jeunes d’entre eux, pourquoi ne pas limiter l’utilisation du courrier électronique uniquement pour les communications internes à votre établissement. Dans cet article, nous allons voir comment fournir une adresse mail fonctionnelle à nos élèves mais uniquement pour un usage interne. Ils ne pourront pas envoyer du courrier ou recevoir du courrier vers le monde extérieur, restons à l’école.
Groupe de distribution
On va d’abord isoler nos élèves les plus jeunes (ou pas) dans une liste de distribution.
Depuis la console d’administration Exchange Online de notre plateforme 365
Groupes actifs – Exchange admin center (microsoft.com)
On crée un nouveau groupe de type Distribution – Elèves du Primaire
Dans un premier temps, nous n’ajoutons pas les élèves tout de suite.
Il va falloir paramétrer ce groupe de distribution
Il est important que ce groupe soit fermé, pour que nos élèves ne puissent ni joindre ni quitter ce groupe volontairement !!
La création de ce nouveau groupe de distribution peut prendre quelques minutes, un peu de patiente.
Je vous invite aussi à masquer ce groupe, pour qu’il ne soit pas directement utilisé en interne comme liste de diffusion par les autres membres de votre établissement
Maintenant que ce groupe est prêt, nous pouvons y ajouter nos élèves comme membres.
Pour faire cela simplement, je vous invite à utiliser notre application Teamy : https://www.teamy.be/
Contrôle du flux des courriers entrants
Toujours dans la console d’administration Exchange, nous allons maintenant créer une règle pour le courrier entrant vis-à-vis de nos jeunes élèves qui sont membres de ce groupe de distribution.
Si le courrier entrant est à destination d’un des élèves membres du groupe de distribution ‘Elèves du Primaire’,
Si l’expéditeur est externe à mon organisation
Alors le message entrant est bloqué
Il ne faudra pas oublier d’activer cette règle
Contrôle du flux des courriers sortants
On va donc aussi créer une deuxième règle pour les courriers sortants
Si le courrier sortant provient d’un élève membre de mon groupe de distribution
Si le courrier est à destination d’une adresse externe à mon organisation
Alors ce courrier sortant sera bloqué
Ici aussi, il faudra activer la règle.
Faisons des tests
Il ne nous reste plus qu’à tester ces règles en utilisant un compte utilisateur membre de mon groupe de distribution, mon ami et élève Harry Potter
Premier test : Envoi d’un courrier à Harry Potter depuis une adresse mail externe à mon établissement !
Deuxième test : Envoi d’un courrier depuis la boite de Harry Potter vers une adresse externe à mon établissement
En conclusion, il est donc possible de permettre à nos plus jeunes élèves d’utiliser leur boite mail scolaire dans un environnement contrôlé, fermé au monde extérieur.