{"id":85056,"date":"2024-02-10T14:49:24","date_gmt":"2024-02-10T13:49:24","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.teamy.be\/?p=85056"},"modified":"2024-05-06T16:55:34","modified_gmt":"2024-05-06T14:55:34","slug":"organisation-dun-job-day","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.teamy.be\/index.php\/2024\/02\/10\/organisation-dun-job-day\/","title":{"rendered":"Organisation d’un Job Day"},"content":{"rendered":"\t\t
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Mon \u00e9tablissement scolaire soucieux de l’avenir professionnel de ses \u00e9tudiants en fin de cycle, organise annuellement un Job Day. Cet \u00e9v\u00e8nement permet \u00e0 nos \u00e9tudiants de rencontrer directement les entreprises succeptibles de leurs offrire un avenir professionnel.<\/p>

Voici mon cadre de travaille pour l’organisation de mon \u00e9v\u00e8nement
– Les entreprises doivent introduire une demande de participation via un formulaire en ligne
– Chaque demande de participation doit faire l’objet d’une validation afin de confirmer la participation de l’entreprise
– Le nombre d’entreprises participantes est limit\u00e9 \u00e0 50
– Les demandes introduites, une fois la limite atteinte, sont mises en attente
– Je dois valider ou refuser les demandes des entreprises<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

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Formulaire Microsoft Forms<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t
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Ce formulaire doit \u00eatre accessible publiquement.<\/p>

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A vous de rendre se formulaire disponible aux entreprises, soit via un lien sur votre
page FB, soit via un lien sur votre site web, une publication linkedin, ou tout
autre moyen.<\/p>

\u00a0<\/p>

Dans les\u00a0param\u00e8tres du formulaire, il serait judicieu de d\u00e9finir des date de d\u00e9but et
de fin.<\/p>

\u00a0<\/p>

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Microsoft List - Demandes de participation des entreprises<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t
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Pour g\u00e9rer les demandes de participations, je vais utiliser une Microsoft List qui sera mise \u00e0 jour chaque fois qu’une demande de participation sera introduite depuis mon formulaire.<\/p>

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Je vais donc cr\u00e9er une nouvelle liste ‘Vierge’<\/p>

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\u00a0<\/p>

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Je vais rennomer la colonne ‘Titre’ en ‘Entreprise’
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Je vais y ajouter des colonnes de type ‘Texte’
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– Secteur (Ligne de texte)
– Description (Plusieurs lignes)
– Contact (Ligne de texte)
– Email (Ligne de texte)<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

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Je vais y ajouter une colonne de type ‘Choix’
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Je vais afficher la colonne ‘Cr\u00e9\u00e9’
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Voici \u00e0 quoi ressemble ma liste au final
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Maintenant que le formulaire est pr\u00eat, que ma liste est pr\u00eate aussi, il faut faire le lien entre les deux.
Nous allons donc mettre en place 3 flux Power Automate
– Job Day – Registration : Mise \u00e0 jour de la liste avec chaque nouvelle demande de participation faite via le formulaire
– Job Day – Validation : Validation d’une demande de participation
– Job Day – Rejet : Rejet d’une demande de participation<\/p>

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Power Automate<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t
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https:\/\/make.powerautomate.com\/<\/a><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

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Job-Day – Registration : Cr\u00e9ation d’un flux automatis\u00e9
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Remarque : Si Power Automate vous propose d’utiliser le ‘Nouveau Concepteur’, je vous invite \u00e0 rester ou \u00e0 revenir sur le concerpteur ‘Classique’ pour le moment.

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Surtout n’h\u00e9sitez pas \u00e0 enregistrer votre flux \u00e0 chaque \u00e9tape de sa mise en place, cela \u00e9vite les mauvaises surprises.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

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On s\u00e9lectionne le formulaire Forms qui est utilis\u00e9 pour les demandes de participations
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Ensuite on vient ajouter une nouvelle action ‘Forms’
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On va ajouter une nouvelle action de type ‘Variable’
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Nom : Maximum
Type : Entier
Valeur : 50 (nombre maximum d’entreprise participante)<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

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On ajoute une action de type ‘SharePoint’
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Le premier \u00e9l\u00e9ment \u00e0 fournir est l’adresse du site o\u00f9 se situe ma liste, celle-ci est dans mon espace personnel
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Je peux maintenant s\u00e9lectionner ma liste
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Ma requ\u00eate : Etat eq ‘Valid\u00e9’<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

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On ajoute une action de type ‘Condition’
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On va d\u00e9finir la valeur de notre condition. Ici j’ai besoin de connaitre le nombre d’\u00e9l\u00e9ment retourn\u00e9s par mon action ‘Obtenir les \u00e9l\u00e9ments’. Ce qui se traduit par une expression : length(outputs(‘Obtenir_les_\u00e9l\u00e9ments’)?[‘body\/value’])
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On va adapter l’op\u00e9rateur de comparaison par ‘est sup\u00e9rieur ou \u00e9gal \u00e0’
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La valeur de comparaison sera notre varaible qui d\u00e9termine le nombre maximum d’entreprises participantes.
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En r\u00e9sum\u00e9, au moment o\u00f9 une nouvelle demande est introduite, si le nombre maximum d’entreprise est d\u00e9j\u00e0 atteint, ma condition est vrai, sinon elle est fausse. Donc en fonction de la situation, soit la nouvelle demande est mise en attente, soit elle est mise \u00e0 non trait\u00e9e afin d’\u00eatre valid\u00e9e ou non.<\/p>

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Dans le cas ‘Oui’, le nombre maximum d’entreprises participantes est atteint
On ajoute une action Sharepoint ‘Cr\u00e9er un \u00e9l\u00e9ment’
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On fait correspondre les colonnes de notre liste Job Day 2024 avec les champs de notre formulaire Forms.
On d\u00e9finie la valeur de la colonne ‘Etat’ \u00e0 ‘En attente’<\/p>

Ensuite on ajoute une action ‘Office 365 Outlook’ pour envoyer un courrier \u00e0 la personne renseign\u00e9e dans le formulaire.
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Dans le cas ‘Non’, le nombre maximum d’entreprises participantes n’est pas atteint
On va refaire exactement la m\u00eame chose.
– Cr\u00e9er un \u00e9l\u00e9ment SharePoint
– Envoyer une courrier Outlook<\/p>

La cr\u00e9ation de l’\u00e9l\u00e9ment SharePoint
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L’envoi du courrier Outlook
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Voil\u00e0 \u00e0 quoi doit ressembler votre flux concernant le traitement de cette condition
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Il nous reste plus qu’\u00e0 envoyer une notification \u00e0 moi-m\u00eame, afin que je sois inform\u00e9 lorsqu’une entreprise \u00e0 compl\u00e9t\u00e9 mon formulaire. Donc on ajoute une action ‘Office 365 Outlook’ comme derni\u00e8re \u00e9tape du flux
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Nous allons maintenant enregistrer le flux une derni\u00e8re fois.
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Je vous invite \u00e0 adapter la variable ‘Maximum’ dans votre flux \u00e0 2 ou 3 pour effectuer vos tests.
Compl\u00e9ter votre formulaire avec 3 ou 4 demandes, et voir comment tout cela se comporte.<\/p>

Maintenant que notre liste de demandes de participations au Job Day se compl\u00e8te, il faut pouvoir traiter les demandes introduites. Soit les validers, soit les rejeter.<\/p>

On va pour cela mettre en place 2 nouveaux flux, 1 pour la validation et 1 pour le rejet<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

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Job-Day – Validation : Cr\u00e9ation d’un flux instantan\u00e9
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On va mettre \u00e0 jour l’\u00e9tat de l’\u00e9l\u00e9ment, la demande
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Ensuite on ajoute une action ‘Office 365 Outlook’ pour notifier l’entreprise que sa paraticipation est confirm\u00e9e.
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Ne pas oublier d’enregistrer le flux<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

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Job-Day – Rejet : Cr\u00e9ation d’un flux instantan\u00e9
On refait les m\u00eames \u00e9tapes que pour le flux pr\u00e9c\u00e9dent.

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Pour traiter une demande de participation, il suffit d’ex\u00e9cuter manuellement un des deux flux
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Je peux donc ex\u00e9cuter soit le flux ‘Job Day 2024 – Rejet’, soit le flux ‘Job Day 2024 – Validation’
Si j’ex\u00e9cute le flux de validation, au bout de quelques secondes, j’ai ceci<\/p>

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Voici les courriers envoy\u00e9s au contact de l’entreprise.<\/p>

Lors du remplissage du formulaire par l’entreprise
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Lors de la confirmation de la participation
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Lors du remplissage du formulaire par une entreprise alors que mon quota maximum de participant est atteint.
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Lors du rejet d’une demande de participation
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Apr\u00e8s avoir terminer tous vos tests, n’oubliez pas d’adapter la variable ‘Maximum’ dans le flux ‘Job Day – Registration’ avec la valeur r\u00e9elle qui vous convient. En esp\u00e9rant que cet exemple sera une source d’inspiration pour le traitement de vos formulaires Microsoft Forms<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Mon \u00e9tablissement scolaire soucieux de l’avenir professionnel de ses \u00e9tudiants en fin de cycle, organise annuellement un Job Day. Cet<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":85058,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"colormag_page_layout":"default_layout","_monsterinsights_skip_tracking":false,"_monsterinsights_sitenote_active":false,"_monsterinsights_sitenote_note":"","_monsterinsights_sitenote_category":0,"footnotes":""},"categories":[22,181,182,20],"tags":[213],"class_list":["post-85056","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-microsoft-365","category-microsoft-forms","category-microsoft-lists","category-microsoft-flow","tag-post"],"views":783,"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/blog.teamy.be\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/85056","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/blog.teamy.be\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/blog.teamy.be\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.teamy.be\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.teamy.be\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=85056"}],"version-history":[{"count":3,"href":"https:\/\/blog.teamy.be\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/85056\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":85805,"href":"https:\/\/blog.teamy.be\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/85056\/revisions\/85805"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.teamy.be\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media\/85058"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/blog.teamy.be\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=85056"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.teamy.be\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=85056"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.teamy.be\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=85056"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}