Utilisation des identifiants externes
Pour créer de nouveaux utilisateurs sur votre plateforme Microsoft 365 Education à vos étudiants, vous avez peut-être fait un import avec Teamy. Cet import s’est fait sur base d’un fichier cvs comme cela est décrit dans l’article qui traite de l’importation des utilisateurs. Il est fort probable que vous n’ayez pas créé le fichier csv manuellement, mais que celui-ci est le résultat d’un export de votre plateforme de gestion scolaire (ProEco, Creos, …). Il est donc certain que vos étudiants ont déjà un identifiant unique au sein de votre plateforme de gestion scolaire.
Si tel est la cas, il est préférable lors de l’importation de vos étudiants avec Teamy, de renseigner cet identifiant unique. En effet, dans les attributs éductions proposé par Microsoft 365, il existe un attribut qui permet de faire le lien entre un compte utilisateur Microsoft et un utilisateur de votre plateforme de gestion scolaire. Cet attribut est ‘Identifiant Externe’ (‘External Id’). Cet attribut s’il est correctement approvisionné vous facilitera la vie lors de la manipulation des données utilisateurs de votre plateforme Microsoft 365.
Voyons ensemble, comment cet attribut peut vous servir. Pour mes exemples, je prends comme hypothèse que mon école utilise le logiciel ProEco.
Importation des étudiants
Voici un fichier csv, qui est l’export de mon outil de gestion scolaire, disons ProEco. Ce fichier reprend le nom, prénom et identifiant ProEco des étudiants que je dois importer dans Microsoft 365. Dans ce fichier, je vais devoir ajouter une colonne pour associer à chaque étudiant un identifiant Microsoft (UPN), pour faire simple l’adresse mail qu’auront mes élèves sur la plateforme Microsoft. On devra évidemment s’assurer que les identifiants ProEco sont bien uniques, et que les UPN sont bien uniques aussi.
Nous pouvons maintenant faire notre import avec les outils proposés par Teamy
Pour les premières étapes de l’importation, je vous laisse consulter l’article qui traite ce sujet : Importer des utilisateurs
J’ai donc associé, la colonne ‘Identifiant ProEco’ de mon fichier csv à l’attribut Microsoft ‘Identifiant Externe’.
Je peux maintenant effectuer mon importation, et patienter que tous les nouveaux comptes utilisateurs se créent.
Mise à jour de mes étudiants
En fin d’année scolaire, j’exporte de ProEco, la liste des étudiants qui quittent mon établissement scolaire. Soit parce qu’ils viennent de terminer leur cycle, soit parce qu’ils changent d’école. J’ai donc un fichier cvs avec tous les éléves sortants. Nom, prénom et Identifiant ProEco, comme dans le fichier csv présenté.
Pour des raisons de conservation, je ne vais pas tout de suite supprimer ces comptes utilisateurs, mais je vais bloquer leurs comptes, pour qu’ils ne puissent plus se connecter sur ma plateforme Microsoft. Je ferais une suppression de ces comptes dans quelques mois, quand j’aurai la garantie que ces élèves sont des sortants définitifs.
Cela serait gênant de devoir récréer un nouveau compte à un élève qui serait de retour parmi nous. Il perdrait tout son historique.
Pour bloquer des comptes utilisateurs, Teamy me propose un outil, dans la catégorie ‘Outils’ – ‘Utilisateurs’
Pour gérer les connexions de mes élèves, je vais charger mon fichier csv, exporté de ProEco.
Pour rappel, ce fichier contient les prénoms, noms et identifiants ProEco de mes élèves sortant.
L’utilisation d’un identifiant externe associé à chaque compte utilisateur va donc me permettre de manipuler les données de ces utilisateurs sans me soucier de leur identifiant Microsoft (UPN).
Cette approche est surtout intéressante si vous utilisez un logiciel de gestion scolaire qui lui vous sert de base de références sur vos élèves, professeurs et autres utilisateurs.