Importer des utilisateurs
Si votre établissement scolaire a fait le choix de la plateforme Microsoft 365 Education, vous avez donc l’opportunité de fournir à vos utilisateur un compte scolaire Microsoft 365. Au travers de se compte scolaire, vos utilisateurs auront entre autre une boite mail liée à votre environnement, un espace de stockage individuel (OneDrive), un accès à vos équipes Teams de type ‘classe’ ou autre, ainsi qu’un accès à d’autres services selon la licence octroyée à votre utilisateur.
Mais pour bénéficier de tous ces outils, vous devez créer un compte utilisateur à chaque personne de votre établissement scolaire. La création de ces comptes peut très vite aboutir à une charge de travail conséquante, si vous n’avez pas les bons outils.
Sur votre plateforme Microsoft 365 Edcuation, vous avez l’opportunité de classer vos utilisateurs sur base du rôle de vos utilisateurs. Cette notion de rôle, rôle primaire ‘Primary Role’, peut se définir selon les valeurs suivantes :
– Etudiant : Représente un utilisateur de type ‘Etudiant’
– Professeur : Représente un utilisateur de type ‘Enseignant’
– Faculté : Représente un utilisateur de type ‘Membre du personnel’ (Secrétaire, Directeur, Educateur, Assistante, …)
– Parent : Représente un utilisateur de type ‘Parent’
– Tuteur : Représente un utilisateur de type ‘Tuteur’
Dans les outils proposés par Teamy, vous trouverez des outils d’importations
Dans cet article, nous allons nous focaliser sur l’importation des utilisateurs ‘Membres’. En effet, dans votre plateforme, vous avez deux types d’utilisateurs, les membres et les invités. Les membres sont des utilisateurs qui ont une identité institutionnelle, à qui vous fournissez une identité propre à votre école (adresse mail scolaire). Ces utilisateurs doivent avoir une licence Microsoft 365 pour se connecter à votre plateforme. Les invités sont des utilisateurs qui ont une identité ‘Microsoft’ externe à votre établissement, ils utilisent un courrier privé (hotmail, gmail, outlook, …) ou professionnel (Microsoft 365 d’un autre environnement que le votre). Les invités n’ont pas besoin d’une de vos licences pour accéder à votre plateforme, mais ils ont des accès et services restreints
Table des matières
Création d'un fichier CSV
L’importation d’utilisateurs de type ‘Etudiants’ se fera sur base d’un fichier CSV que vous allez devoir constituer. Un fichier CSV est un document numérique sur lequel les données sont organisées sous forme de tableau et séparées par des virgules ou des points-virgules. Un fichier CSV est avant tout destiné à la lecture de données par des logiciels. Les types de fichiers Excel et CSV partagent une fonctionnalité commune : l’organisation des informations sous forme de tableau. La création d’un fichier CSV obéit à des règles précises afin de garantir une lecture sans erreur par différents systèmes et logiciels. La façon la plus simple de créer un fichier csv est d’utiliser Excel.
Si je sauvegarde mon fichier en l’état, j’aurais un fichier Excel ‘Standard’. Pour créer un fichier csv, je vais faire une sauvegarde ‘Enregistrer sous’ et adapter le format de sauvegarde de mon fichier. Je sauvegarde mon fichier sur mon bureau au format ‘CSV Séparateur : Point-virgule’
Importer des étudiants
Maintenant que vous savez comment créer un fichier csv, nous allons pouvoir importer des comptes utilisateurs de type ‘Etudiants’ depuis un fichier csv prévu à cet effet. Pour faire un import de comptes utilisateurs, votre fichier csv doit contenir au minimum trois colonnes.
– Identité : Identité de l’utilisateur (pour faire simple, son adresse mail scolaire que vous prévoyez de lui fournir)
– Nom : Nom de famille de l’étudiant
– Prénom : Prénom de l’étudiant
Dans la documentation Microsoft 365, vous trouverez régulièrment le terme ‘UPN’ (User Principal Name) pour désigner l’identité d’un utilisateur. Cet UPN est construit sur les mêmes bases qu’une adresse mail. Et dans la toute grande majorité des cas, cet UPN servira d’adresse mail principale de l’utilisateur. Mais ce n’est pas forcément le cas. Mais comme cet UPN suit les mêmes règles que n’importe quelle adresse mail, vous devez respecter certaines contraintes.
Un UPN se compose d’un préfixe UPN (nom de compte d’utilisateur) et d’un suffixe UPN (nom de domaine existant sur votre tenant Microsoft 365). Le préfixe et le suffixe sont liés par le symbole « @ », par exemple, « someone@example.com ». Un UPN doit être unique. Le préfixe de l’UPN doit répondre à certaines règles :
– pas de caractères ‘blanc’
– pas de caractères avec accents
– pas d’apostrophe
– les caractères suivants sont autorisés : ! # $ % & ‘ * + – / = ? ^ _ ` . { | } ~
– le point et le tiret ne peuvent pas être mis en début ou fin du préfixe
– le point ne peut pas être utilisé de manière consécutive
Une bonne approche est de constuire l’UPN sur base du prénom et du nom, ou l’inverse. En utilisant le point comme séparateur. Mais il faudra retirer ou remplacer les blancs, les accents et les apostrophes.
Exemple : Owen.Lars@edu.neomytic.be
Vous remarquerez que dans mon fichier, je n’ai pas de colonne ‘Identifiant’ mais une colonne ‘Adresse Mail’ qui va me servir pour les identifiants de mes élèves. Teamy ne vous impose aucune structure particulière pour votre fichier csv d’import. Vous donnez le nom que vous souhaitez à vos colonnes, et vous les mettez dans l’ordre qui vous convient.
Je sauvegarde mon fichier au format csv, comme montré dans la section ‘Création d’un fichier CSV’
Il est temps maintenant de faire notre 1ère importation.
La première chose à faire, est d’aller rechercher notre fichier csv contenant les données utilisateurs à importer. Votre fichier csv ne doit pas être resté ouvert dans Excel, sinon Teamy refusera de le charger.
Lorsque le fichier csv pour mon importation est chargé par Teamy, vous avez un aperçu de son contenu. On peut remarquer ici, que les accents ‘Prénom’ ne sont pas affichés correctement. Sans rentrer dans les détails, mon fichier csv a été généré avec un encodage UTF-7 et non UTF-8. Pas de problème, Teamy me permet de changer l’encodage des données pour un meilleur rendu.
Après avoir sélectionné l’encodage approprié ‘UTF-7’, l’aprçu de mon contenu est correct, ce qui m’assure d’importer les noms et prénoms de mes élèves correctement, surtout si ceux-ci ont des caractères accentués ou autre étrangetés. Vous remarquerez aussi, que si votre csv n’est pas constuit sur base d’un séparateur de type point-virgule, vous pouvez aussi l’adapter dans Teamy au moment de l’importation
Pour que l’importation puisse se faire, il faut renseigner les informations suivantes :
– Identité : Teamy n’a pas trouvé de correspondance dans votre fichier csv
– Prénom : Teamy a trouvé une correspondance dans votre fichier csv
– Nom : Teamy a trouvé une correspondance dans votre fichier csv
Vous remarquerez, que vous pouvez renseigner ‘Nom d’affichage’. Si cet élément reste vide, Teamy va composer cette information selon les paramètres définis dans Teamy (Nom Prénom ou Prénom Nom)
Pour le moment, je préfère créer mes comptes utilisateurs sans leurs assigner une licence Microsoft 365. Je préfère toujours m’assurer que l’importation se fait sans problème, avant de puiser dans mon quota de licences.
Pour l’identité de mes utilisateurs à importer, Teamy n’a pas trouvé de correspondance dans mon fichier csv. C’est donc à moi de le faire manuellement. En déroulant la liste déroulante en vis-à-vis de ‘Identité’, Teamy va me proposer l’ensemble des colonnes présentes dans mon fichier csv. Je vais donc lier la notion d’identité, attendue par Teamy, avec ma colonne ‘Adresse Mail’ que j’ai dans mon fichier CSV. Teamy vous propose donc de faire votre propre système de liaison, c’est pour cela que votre fichier csv n’a pas besoin d’avoir une structure imposée, vous êtes libre de créer les colonnes que vous souhaités et les mettre dans l’ordre que vous souhaitez.
Volontairement, je n’ai pas souhaité attribuer moi-même des mots de passe à mes utilisateurs. C’est pour cela que la case ‘Assignation du mot de passe’ n’est pas cochée. Teamy va donc assigner lui-même des mots de passe de manière aléatoire à chaque utilisateur importé. Pas de panique, nous allons récupérer ces mots de passe à la fin du processus d’importation.
Par contre, la case ‘Forcer le changement de mot de passe à la première connexion’ est cochée. Ainsi lors de la première tentative de connexion de mes nouveaux utilisateurs, à qui j’aurai communiqué le mot de passe ‘temporaire’ assigné par Teamy, ceux-ci devront le changer avec un mot de passe personnel.
Il n’y a plus qu’à lancer l’imporation
Avant de réaliser l’importation, Teamy effectue une batterie de test sur vos données. Il va par exemple vérifier si vos UPN sont biens uniques, s’ils sont correctement formatés. Si Teamy trouve des erreurs, l’imporation ne pourra pas se faire, et Teamy va vous lister toutes les erreurs que vous devez corriger avant de pouvoir faire un import.
Teamy vous indique la progression de votre import. Mais vous avez certainement mieux à faire. Vous pouvez tranquillement fermer cette fenêtre. Teamy propose une vue sur les opérations en cours.
Pour consulter les opérations en cours, vous avez en haut à droite de la fenêtre principale, une petite cloche, sur laquelle vous pouvez cliquer. Celle-ci ouver alors un panneau latéral, qui vous montre l’ensemble des opérations en cours et terminées. Lorsque qu’une opération est terminée, elle apparait sur fond vert. Et dans ce cas-ci, nous avons une icone ‘fichier’ qui vous permet d’ouvrir un fichier csv ‘résultat’
Dans ce fichier ‘résultat’, vous aurez la possibilité de consulter le mot de passe attribué aléatoirement par Teamy à chaque utilisateur importé
Erreurs d'importations
J’ai ici volontairement introduit des erreurs sur les identités de mes utilisateurs. Au moment de la vérification de mes données, Teamy va me signaler ces erreurs, et l’importation ne pourra pas se faire tant que des erreurs persistent dans mon fichier. Pour chaque erreur identifiée par Teamy, celle-ci est signalée par Teamy, et le numéro de ligne de votre fichier est renseigné pour que vous puissiez faire vos corrections plus facilement.
Par contre, si dans votre fichier csv, vous renseigner des identités (UPN) qui existent déjà dans votre plateforme Microsoft, ces identités ne seront pas prises en compte. L’importation ne mettra pas à jour l’utilisateur s’il existe déjà. Mais il ne sera pas importé non plus. Teamy n’importe que les identités nouvelles.
Importations des Enseignants et des membres du personnel.
Pour importer vos utilisateurs ‘Enseignants’ et ‘Staff’ (Membres du personnel), il suffira de suivre la même procédure que pour l’importation des étudiants. Si vous utilisez l’outil d’importation ‘Etudiants’, les comptes utilisateurs créés auront le rôle principal ‘Etudiant’. Si vous utilisez l’outil d’importation ‘Enseignants’, les comptes utilisateurs créés auront le rôle principal ‘Professeur’. Si vous utilisez l’outil d’importation ‘Staff’, les comptes utilisateurs créés auront le rôle principal ‘Faculté’.