M365 Education – Changement de limites de stockage
Dans un article précédent, je vous parlais des nouvelles limites de stockage pour les tenants Microsoft 356 Education. J’avais volontairement mis l’accent sur les nouvelles limitations concernant OneDrive et les établissements ayant des licences A1. Mais pour être plus complet, nous allons voir ensemble ces nouvelles règles de limitation, car elles ne toucheront pas que les établissements sous licences gratuites A1.
Le stockage en pool (ou partagé) représente le stockage mis à disposition pour un locataire M365 Education. Ce stockage en pool repend le stockage global de vos espaces OneDrive, le volume global de vos espaces SharePoint (ce compris Teams et les groupes 365), et le volume global de vos boites mails (les boîtes aux lettres utilisateur, les boîtes aux lettres partagées et les boîtes aux lettres de groupe)
Depuis février 2024, et au plus tard pour le 1er Aout 2024, ce stockage sera de 100To pour l’ensemble des 3 services (OneDrive, SharePoint et Exchange). On parle ici d’un stockage initial, qui sera revu à la hausse sous certaines conditions.
Chaque licence Microsoft A3 achetée, apportera 50Go de plus au volume initial.
Chaque licence Microsoft A5 achetée, apportera 100Go de plus au volume initial.
A vous de faire vos calculs en fonction de l’état de vos licences. Mais voici quelques exemples, pour un établissement de 1000 étudiants, 35 professeurs et 5 membres du personnel administratif. Soit une population de 1.040 utilisateurs
Situation 1 : Etablissement exclusivement sous licences A1
Volume du pool : 100To + (1040 x 0Go) = 100To
Situation 2 : Les enseingnants et personnel administratif ont une licence A3 achetée, les étudiants une licence A1
Volume du pool : 100To + (1000 x 0Go) + (40 x 50Go) = 104.400Go (+- 102To)
Situation 3 : Les enseingnants et personnel administratif ont une licence A3 achetée, les étudiants sont en A3 Students Benefits (licences non achetées)
Volume du pool : 100To + (1000 x 0Go) + (40 x 50Go) = 104.400Go (+- 102To)
Situation 4 : Les enseingnants et personnel administratif ont une licence A3 achetée, les étudiants sont en A3 Students (licences achetées)
Volume du pool : 100To + (1000 x 50Go) + (40 x 50Go) = 154.400Go (+- 151To)
La remarque principale à faire, est que les licences ‘Students Benefits’ ne sont pas achetées, donc elles ne sont pas reprises dans le calcul global du volume du pool.
Si vous souhaitez vérifier l’état de votre volume en pool, Micrososft met à votre disposition un nouveau rapport dans la console d’administration de Microsoft 365
Qui va être touché par ces nouvelles limitations ?
Microsoft mentionne principalement les tenants Education. Mais comment identifier un tenant Education ?
Sur un tenant Microsoft 365, nous pouvons avoir plusieurs catégories de licences, des licences Education (A1, A3, ou A5), mais on peut aussi y associer des licences Entreprises, Business, Gov, ….
Selon Microsoft, un tenant M365 est dit ‘Education’ si plus de 50% des utilisateurs ont une licence Education (A1, A3 ou A5). Si vous êtes une commune, une province ou toute autre entité, avec un seul Tenant M365 pour vos activités Education et non Education, et si vous avez plus de licences Education que non-Education, vous serez soumis aux mêmes limitations.
Quelles sont les mesures à prendre pour éviter les mauvaises surprises ?
Limiter explicitement le volume de stockage OneDrive
Pour les utilisateurs ‘étudiants’ A1, cette limitation est (ou sera) définie à 100Go, donc pas trop de soucis. Pour les utilisateurs ‘étudiants’ A3 (licence achetée ou non), ils ont un OneDrive de 1To à disposition. Et en fonction de leur stockage individuel celui-ci sera retiré de votre stockage en pool.
Reprenons ces 2 situations avec 1000 étudiants, 35 professeurs et 5 membres du personnel administratif
Situation 1 : Les enseingnants et personnel administratif ont une licence A3 achetée, les étudiants sont en A3 Students Benefits (licences non achetées)
Volume du pool : 100To + (1000 x 0Go) + (40 x 50Go) = 104.400Go (+- 102To)
Le volume de stockage OneDrive de mes étudiants impactera mes 102 To
Situation 2 : Les enseingnants et personnel administratif ont une licence A3 achetée, les étudiants sont en A3 Students (licences achetées)
Volume du pool : 100To + (1000 x 50Go) + (40 x 50Go) = 154.400Go (+- 151To)
Le volume de stockage OneDrive de mes étudiants impactera mes 151 To
Nous sommes d’accord pour dire, que même si j’achète mes licences A3 pour bénéficier des 50Go par étudiants, ces 50Go ne couvriront jamais le 1To de chaque OneDrive si mes étudiants l’occupe même à 10%.
Il est nettement préférable, même si ce n’est pas imposé par Microsoft, de mettre des quotas plus limitatif sur les OneDrive des étudiants. Et que ceux-ci soient en A3 ou A3 Benefits, en A5 ou A5 Benefits. Il faut prendre tout de suite de bonnes haitudes.
Vous allez pouvoir via des groupes de sécurité, rassembler vos étudiants, et à chaque groupe de sécurité associer une limitation de stockage en Go. Peut-être, descendre aux 100Go pour vos étudiants en A3 ou A5 Bénéfits, et 150 ou 200Go pour les étudiants en A3 ou A5 achetés.
Définir des quotas sur vos espaces SharePoint
Par défaut, l’espace d’un site SharePoint (équipe Teams) n’a de limite de stockage que la limite de votre pool. Malheureusement, nous ne vivons pas dans un monde de Bisous Nours. Espérer que les utilisateurs eux-mêmes soient conscients des espaces qu’ils consomment, d’y être attentif, et d’optimiser leurs volumes de stockage, est une utopie.
Je vous invite très vivement à activer le contrôle manuel de vos quotas.
Contrôler la création des espaces SharePoint et autres groupes (M365 et Equipes Teams)
Pour éviter la multiplication, non contrôlée, des espaces SharePoint et donc de vous soucier de votre espace de pool, il faut envisager de mettre en place des stratégies de création de ces espaces.
Pour SharePoint
Pour Teams, je vous invite à utiliser ‘Teamy’ qui permet de définir qui peut ou pas créer des équipes Teams.
Sinon voici un article Microsoft expliquant la démarche : https://learn.microsoft.com/fr-fr/microsoft-365/solutions/manage-creation-of-groups?view=o365-worldwide
Gestion des utilisateurs
De nombreux établissements sont frileux à supprimer les comptes étudiants (et autres type de comptes) lorsque l’utilisateur ne fait plus parti de l’établissement. Souvent, on se contente de bloquer le compte, voir de désactiver la licence de l’étudiant. Mais tant que le compte existe, les volumes de données de son OneDrive et de sa boite mail ont un impact sur le volume de votre pool. Un compte supprimé reste dans votre tenant pendant 30 jours pour pouvoir être restauré. Je ne veux pas vous convaincre de supprimer ces comptes toute de suite, dès le départ d’un étudiant. Mais essayer de conserver ce compte pour une durée la plus limitée possible dans le temps.
Si fin juin, j’ai 200 élèves qui sortent de l’école, si je conserve ces élèves, je conserve aussi du coup 200 OneDrive et 200 boites mails. Si en septembre, j’ai maintenant 200 nouveaux élèves, mon quota ne fait qu’augmenter toutes les années, sans jamais libérer réellement de l’espace sur mon pool.
Une stratégie de sortie de vos élèves doit être mise en place, et cette stratégie doit tenir compte de votre façon de gérer le volume de votre pool.
Ces nouvelles limitation, sont-elles vraiment une mauvaise nouvelle ?
Pour les gestionnaires M365, probablement que oui, car cela va demander plus de vigilence, donc plus de travail. Mais nous vivons dans un monde aux ressources limitées. Apprendre à gérer ses espaces cloud (que ce soit Microsoft ou ailleurs) cela fait partie de l’apprentissage des outils numériques. Tout n’est pas disponible indéfiniment et à volonté.
J’appérécie beaucoup la méthode Kondo. La célèbre méthode de tri de Marie Kondo préconise de conserver les objets qui vous procurent de la joie et de jeter le reste. En ce qui concerne les données numériques, cette méthode vous permet non seulement d’éviter de dépasser votre quota de stockage, mais aussi de rendre l’utilisation de vos fichiers plus agréable.
Super clair et pratique. Merci Arnaud !
Merci pour ce super tuto.
Est-il possible de bloquer certaines extensions sur le Onedrive et même mieux certains types de fichiers ?
EX : vidéos en avi / mp4 / …
merci