OneDrive M365 Education – Changement de limites de stockage
Pour le volume de stockage de M365 Education, il faut distinguer deux types de stockage. Le stockage individuel (OneDrive) et le stockage partagé (en pool). Le stockage mis en pool pour l’éducation fournit un pool de stockage unique pour chaque locataire qui s’étend sur OneDrive, SharePoint Online et Exchange Online. Le pool de stockage représente la quantité maximale de stockage collectivement pour ces 3 services et est partagé et consommé par tous les utilisateurs au sein du locataire.
A compter de février 2024, mais au plus tard pour le 1er Aout 2024, les utilisateurs d’Office 365 A1 (licence gratuite pour l’éducation) seront limités à un volume maximum de 100Go par OneDrive, l’espace de stockage partagé (en pool) sera limité à 100To maximum quelque soit le nombre d’utilisateurs ayant une licence gratuite. Le volume d’espace partagé sera augmenté de 50Go par utilisateur sous licence A3 (payante) et de 100Go par utilisateur sous licence A5 (payante).
Pour les établissements qui sont exclusivement sous licence A1, cela implique une gestion du volume plus rigoureuse et un suivi plus strict de la consommation de ces espaces.
Dans cet article, nous allons nous concentrer sur OneDrive. Nous avions une limite de 1To, la vie était belle et l’avenir devant nous. En passant à 100Go, il va falloir optimiser tout ça.
Métriques de stockage
Jetons un oeil sur les paramètres de mon OneDrive et mes métriques de stockage
Grâce à ces métriques, je peux identifier les dossiers qui sont les plus consommateurs en espace. Et peut-être envisager de faire du nettoyage.
Compression des dossiers
Si vous avez des dossiers, contenant des documents de vos années précédentes, des documents que vous ne consultez quasiment jamais, pourquoi les conserver en l’état dans votre OneDrive. Je vous invite à les compresser, et à conserver dans OneDrive cette version compressée de vos dossiers d’archives.
Le fait de télécharger un dossier, cela va me créer un dossier compressé ‘zip’ sur mon poste de travail. Je peux maintenant transférer mon archive compressée, et supprimer le dossier d’origine.
Contrôle des versions
Peut-être l’avez vous déjà remarqué, mais OneDrive fournit un outil de suivi des versions de vos documents.
A chaque modification d’un document, une nouvelle version de celui-ci est généré, mais les anciennes versions sont conservées. Si vous avez des documents, que vous adaptez très régulièrement, le nombre d’anciennes versions de ce document peut être plus ou moins important. La conservation de ces anciennes versions a un impact direct sur votre volume de stockage. Un document de 100Mo, qui possède 199 anciennes versions, occupe en réalité 100Mo x 200
OneDrive est configuré par défaut pour conserver les 500 dernières versions d’un document.
Allons sur cette page : https://xxxxxxxx-my.sharepoint.com/personal/xxx_xxxx_xxxx/_layouts/15/viewlsts.aspx?view=14, et ouvrons les paramètres de notre librairie ‘Documents’, et ouvrons les paramètres de contrôle de version
Augmenter votre espace OneDrive
Ici, il ne s’agit pas d’optimiser votre espace, mais de vous allouer de l’espace supplémentaire artificiellement. Si l’espace partagé (en pool) est suffisant pour vos usages partagés, et que votre quota est loin d’être atteint, vous pouvez utiliser cet espace partagé pour en allouer un peu à des usages privés.
En tant qu’administrateur de la plateforme, je vais créer un espace SharePoint, dédié à des usages OneDrive pour certains de mes utilisateurs, ceux qui ont effectivement besoin de plus de 100Go.
Cette opération est à faire pour chaque utilisateur exprimant le besoin d’augmenter son espace de stockage individuel.
Depuis la console d’administration SharePoint, je vais créer un nouveau site.
J’arrête l’héritage des autorisations
Je supprime les autorisations des membres et visiteurs
J’accorde des droits ‘Contrôle total’ à mon utilisateur
Mon utilisateur vient de recevoir par courriel, une invitation à consulter cette nouvelle bibliothèque. Celui-ci va maintenant pouvoir lier ce nouvel espace, à son propre OneDrive
Dans le OneDrive de mon utilisateur, il aura maintenant ceci
Attention que le dossier ‘Complément OneDrive’ est en réalité un espace SharePoint, il est donc soumis à vos stratégies de partage SharePoint et non OneDrive. Il faudra peut être adapter les paramètres de partage externe de ce site pour répondre aux besoins et attentes de l’utilisateur.
Si le volume partagé n’est pas soumis à des quotas, l’espace que nous venons de mettre à disposition de notre utilisateur n’a pas de quota explicite non plus. La seule limite de volume sera la limite globale de votre tenant. Je vous conseille vivement de jouer avec des limitations de quota si vous envisagez ce genre de solution.
Ensuite définir un quota sur le site SharePoint ‘Complément OneDrive’ que j’ai créé pour mon utilisateur
A ce stade, mon utilisateur à donc 100Go d’espace OneDrive et un complément de 1To via son esapce ‘Complément OneDrive’. A lui maintenant d’organiser ces contenus entre ces deux espaces.
Voici quelques pistes pour minimiser l’impact de cette restriction imposée par Microsoft sur les utilisateurs A1 de Microsoft 365. Nos amis de chez Microsoft justifie cette décision comme ceci :
« Avec le passage sur le cloud, les fichiers stockés, les données et les comptes inutilisés ont augmenté de manière significative au fil du temps, car de plus en plus de fichiers et de données stockés ont proliféré sans plan de fin de vie. Cette situation n’est pas viable du point de vue des coûts ou de la durabilité environnementale, et elle expose les établissements d’enseignement et leurs étudiants au risque d’une violation de données. »
« Les fichiers stockés qui ne sont plus utilisés ont un impact sur notre empreinte carbone, plus de la moitié des données stockées par les organisations n’ayant pas d’utilité. Le stockage de ces données « obscures » occupe de l’espace sur les serveurs et entraîne une augmentation de la consommation d’électricité, générant 4 % des émissions mondiales de gaz à effet de serre rien qu’en 2020. Microsoft s’engage à la fois à assurer la sécurité et la confidentialité des données des écoles et des étudiants et à réduire notre empreinte carbone collective. Nos centres de données sont déjà construits dans le respect des normes environnementales les plus strictes. Avec ce changement, les clients du secteur de l’éducation peuvent faire leur part. »
Cette annonce a suscité des réactions mitigées de la part des clients du secteur de l’éducation. Certains ont salué l’initiative de Microsoft et ont exprimé leur soutien à ses efforts de durabilité. D’autres ont critiqué la décision de Microsoft et ont déploré le manque de communication et de flexibilité de la part de l’entreprise.
Certains clients ont également exprimé leur inquiétude quant à l’impact de cette mesure sur leur budget et sur leur capacité à stocker et à partager des données éducatives, notamment des fichiers multimédias volumineux. Ils ont demandé à Microsoft de revoir sa politique ou de leur offrir des solutions alternatives.
Et vous, quel est votre avis sur cette nouvelle restriction ?