Copilot NoteBook, en pratique

20 septembre 202614 Views 0 Comments 14 min read

De la recherche à l'analyse à la production

Avec Copilot Chat, il est facile d’explorer un sujet, de découvrir des ressources et d’identifier des informations pertinentes. Mais une fois cette phase de recherche terminée, il reste à organiser, analyser et exploiter ces contenus. C’est précisément le rôle de Copilot Notebooks. En regroupant des références sélectionnées dans un même espace de travail, le Notebook permet de passer de la simple collecte d’informations à la construction d’une véritable base de connaissances sur laquelle Copilot peut raisonner.

Dans cet article, un peu long mais détaillé, nous allons suivre une méthode simple et progressive : explorer un sujet avec Copilot Chat, créer un Notebook, l’alimenter avec les bonnes références, analyser son contenu puis produire des livrables exploitables.

Cette approche permet de transformer progressivement des ressources dispersées en une base de connaissances spécialisée sur laquelle Copilot peut raisonner.

Au fil du processus, nous verrons également comment exploiter les différents espaces du Notebook — Pages, conversations et section Contenu — afin de passer efficacement de la découverte d’un sujet à la création d’infographies, de documents, de présentations ou de tableaux d’analyse.

Étape 1 : explorer avec Copilot Chat

Tout commence dans Copilot Chat.

Cette première étape consiste à découvrir un sujet, poser des questions, affiner sa compréhension et identifier les ressources les plus pertinentes. L’objectif n’est pas encore de produire un document ou une synthèse, mais de construire progressivement son contexte de travail.

Copilot Chat joue ici le rôle d’assistant de recherche. Il permet d’explorer différentes pistes, de reformuler des concepts, de rechercher des sources et d’obtenir une première vue d’ensemble d’un sujet. Au fil des échanges, certaines références ressortent naturellement : sites web, documents, présentations, PDF ou autres ressources Microsoft 365. Ces éléments constitueront la matière première qui alimentera ensuite le Notebook. L’exploration est donc une phase essentielle : la qualité du Notebook dépend directement de la qualité des informations sélectionnées en amont.

Étape 2 : créer un Notebook

Une fois les premières recherches effectuées, il est temps de créer le Notebook qui servira d’espace de travail pour l’ensemble du projet. Le Notebook constitue le point central sur lequel Copilot va s’appuyer pour analyser les références, produire des synthèses et générer des livrables.

Comprendre l’architecture du Notebook

Avant même d’ajouter des références, il est utile de comprendre les différents espaces qui composent un Notebook.

Un Notebook contient :

des références ;
des Pages ;
un chat associé au Notebook ;
un chat associé à chaque Page ;
une section Contenu destinée à la création de livrables

Comprendre le rôle des Pages

Un Notebook peut contenir plusieurs Pages.

Ces Pages permettent d’organiser le travail réalisé autour d’un même corpus documentaire.

Par exemple :

une Page dédiée à la synthèse des références ;
une Page consacrée aux recommandations ;
une Page préparant une présentation ;
une Page regroupant un plan d’action ;
une Page servant de brouillon pour un futur document.

Pourquoi existe-t-il deux espaces de discussion ?

La discussion du Notebook

La discussion du Notebook sert à explorer et analyser l’ensemble du corpus documentaire.

Elle permet notamment de :

rechercher une information ;
comparer plusieurs références ;
produire des synthèses globales ;
comprendre rapidement le contenu du corpus.

La discussion d’une Page

La discussion d’une Page sert avant tout à travailler sur le contenu de la Page elle-même.

Vous pouvez par exemple demander à Copilot :

d’ajouter une section ;
de reformuler un paragraphe ;
de développer une idée ;
de compléter une analyse ;
de restructurer un document.

💡 À retenir
Le chat du Notebook sert à analyser le corpus documentaire.
Le chat d’une Page sert à rédiger, enrichir et améliorer le contenu de la page elle-même.
Le Notebook peut être vu comme un dossier de travail global tandis que les Pages représentent les différents documents ou ateliers de travail.

Étape 3 : alimenter le Notebook

Une fois le Notebook créé, il est temps de sélectionner et d’ajouter les références qui constitueront le corpus documentaire.

Deux types de références peuvent être sélectionnées

Références découvertes	Références apportées par l’utilisateur
Ressources identifiées lors des échanges avec Copilot Chat	Ressources déjà connues ou préparées par l’utilisateur
Sites web	Documents Word
Articles	Fichiers PDF
Documents Microsoft 365	Présentations PowerPoint
Présentations	Pages Loop
Rapports	Notes personnelles ou professionnelles
Ressources partagées dans l’organisation	Liens web sélectionnés manuellement
Informations permettant d’élargir le sujet	Documentation métier et contenus Microsoft 365

Quelles ressources peut-on utiliser ?

Copilot Notebooks accepte notamment les documents Word, PowerPoint, Excel, PDF, pages Loop, Copilot Pages, pages OneNote, fichiers texte, fichiers RTF, liens web ainsi que les contenus stockés dans OneDrive et SharePoint.

ℹ️ À savoir
Les images ne font pas partie des formats acceptés comme références dans un Notebook.

Alimenter progressivement le corpus

Le Notebook peut regrouper :

des présentations PowerPoint ;
des fichiers PDF ;
des pages Loop ;
des pages OneNote ;
des liens web ;
des contenus Microsoft 365 ;
des conversations Copilot Chat.

💡 Truc et astuce : réutiliser une conversation Copilot Chat
Une conversation Copilot Chat peut être ajoutée comme référence afin de réutiliser le raisonnement déjà construit pendant la phase d’exploration.

Étape 4 : analyser le contenu du Notebook

Une fois les références ajoutées, il est temps de commencer à dialoguer avec le Notebook.

À ce stade, l’objectif n’est pas encore de produire un livrable, mais de comprendre ce que contient réellement votre corpus documentaire.

Une bonne pratique consiste à commencer par des questions simples afin d’obtenir une vue d’ensemble :

Résume l’ensemble des références en cinq points clés.
Quels sont les principaux thèmes abordés dans ce Notebook ?
Quels sujets reviennent le plus souvent dans les documents ?

Ces premières analyses permettent de vérifier que les bonnes références ont été sélectionnées et que le corpus couvre correctement le sujet étudié.

Approfondir progressivement l’analyse

Une fois cette vue globale obtenue, vous pouvez aller plus loin :

Quelles sont les différences entre les documents présents dans le Notebook ?
Identifie les points de convergence entre les différentes sources.
Quels sujets sont abordés différemment selon les références ?

L’intérêt du Notebook est qu’il analyse l’ensemble du corpus et croise les informations présentes dans les différentes ressources.

Retrouver rapidement une information

Le Notebook peut également servir de moteur de recherche spécialisé sur vos propres références.

Dans quel document ce sujet est-il mentionné ?
Quels documents parlent de cette thématique ?
Retrouve les références qui mentionnent ce concept

Cette approche évite de parcourir manuellement plusieurs documents pour retrouver une information précise.

Identifier les informations manquantes

L’analyse du Notebook permet également de détecter les lacunes du corpus documentaire.

Quels sujets semblent insuffisamment documentés ?
Quelles informations manquent pour répondre complètement à cette question ?

Les réponses obtenues peuvent alors vous aider à rechercher de nouvelles ressources et à enrichir progressivement le Notebook.

💡 Bonne pratique : commencer large avant d’aller dans le détail
Commencez toujours par demander une synthèse générale du Notebook avant de poser des questions très spécifiques.
Cette première analyse vous permettra de comprendre la structure du corpus documentaire et d’orienter plus efficacement les échanges suivants.

À partir de cette étape, le Notebook devient une véritable base de connaissances spécialisée sur laquelle Copilot peut raisonner avant la phase de production de contenu.

Étape 5 : produire du contenu

Une fois l’analyse terminée, le Notebook peut servir de point de départ pour la création de différents livrables

Où générer ses contenus ?

Une question revient souvent : faut-il créer ses contenus depuis le chat du Notebook, depuis une Page ou depuis la section Contenu du Notebook ?

La réponse est simple : les trois approches sont possibles, mais avec des différences

Mode de création	Contexte utilisé	Approche de création	Ce que devient le contenu
Section Contenu du Notebook	Ensemble du Notebook et de son corpus documentaire	Copilot guide l’utilisateur au travers de modèles et de parcours de création adaptés au type de livrable souhaité.	Le contenu créé devient un élément du Notebook (document, présentation, infographie, tableur, Page, etc.) et dispose de son propre espace de travail avec une conversation associée.
Chat du Notebook	Ensemble des références du Notebook	L’utilisateur décrit librement son besoin au travers d’un prompt.	Le contenu généré peut également devenir un élément du Notebook. Une fois créé, il dispose lui aussi de son propre espace de travail et d’une conversation associée pour le faire évoluer.
Chat d’une Page ou d’un livrable existant	Contenu de la Page, du document ou du livrable actif	Dialogue orienté édition et amélioration du contenu existant.	Sert principalement à enrichir, restructurer et faire évoluer un contenu déjà créé.

💡 À retenir
Les contenus créés depuis la section Contenu ou depuis le chat du Notebook peuvent tous deux devenir des éléments persistants du Notebook.
Une fois créés, ces livrables (documents, présentations, infographies, tableurs, Pages, etc.) deviennent de véritables espaces de travail.
Ils disposent alors de leur propre contexte et d’une conversation associée permettant de les enrichir, de les restructurer et de les faire évoluer dans le temps.
La différence principale ne réside donc pas dans la persistance du contenu mais dans la manière de le concevoir.

💡 Petit tips : où sont réellement stockés les contenus générés ?
Un Notebook ne stocke pas physiquement les contenus qu’il génère. Les contenus créés (documents Word, présentations PowerPoint, infographies, tableurs, etc.) sont enregistrés dans le OneDrive de l’utilisateur, généralement dans le dossier [Documents > Copilot > Créé]
Le Notebook conserve uniquement des références vers ces contenus et s’appuie sur elles pour les retrouver et les exploiter.

⚠️ Attention : si un contenu généré est supprimé depuis OneDrive, le fichier disparaît physiquement. La référence reste présente dans le Notebook mais devient inutilisable puisque le contenu n’existe plus.

Exemples de génération de contenu

Les exemples ci-dessous ont été réalisés à partir du Notebook utilisé tout au long de la rédaction de cet de cet article.

Générer une infographie

L’infographie de Copilot Notebooks privilégie la simplicité et le grounding automatique au détriment du contrôle créatif, contrairement à l’outil de création d’infographie généraliste de Copilot Chat. L’infographie est strictement ancrée sur les références du notebook lui-même. Les infographies dans Notebooks ne mentionne ni champ de texte pour donner des instructions, ni choix de style, de couleurs ou de mise en page avant génération.

Si l’on souhaite contrôler précisément le rendu d’une illustration (structure, style, couleurs ou format), il est préférable d’utiliser Copilot Chat plutôt que la fonctionnalité Infographie du Notebook.

Prompt utilisé dans le chat de la Page

Sur base de la page
J’ai besoin d’une illustration au format 16:9 sous forme de carte mentale représentant le flux suivant.Explorer avec Copilot Chat, Créer un Notebook, Alimenter le Notebook, Analyser le contenu, Produire du contenu
Ajoute dans la branche « Produire » :les différents types de contenu, Infographie, Document Word, Présentation PowerPoint, Document Excel
Utilise un style moderne, épuré et professionnel pour représenter une carte mentale
Propose-moi un prompt que je peux donner à Copilot Chat pour la génération de mon illustration

Je peux maintenant copier/coller le prompt proposé dans Copilot Chat pour piloter la génération de mon illustration

💡 Bonne pratique
Enregistrez l’illustration générée par Copilot Chat dans un dossier de votre OneDrive, puis ajoutez le lien vers cette illustration dans les références du Notebook.
L’image reste stockée dans OneDrive : le Notebook ne stocke pas physiquement le fichier image, mais conserve une référence vers son emplacement Microsoft 365.

Générer un document Word

La section Contenu du Notebook permet de générer automatiquement un document Word à partir des connaissances présentes dans le corpus documentaire.

Contrairement à une réponse produite dans le chat, le résultat est un véritable document Word, créé et enregistré dans Microsoft 365. Une fois généré, ce document devient lui-même un espace de travail associé au Notebook et dispose de sa propre conversation avec Copilot.

Prompt utilisé dans la section Contenu du Notebook

Sur base de l’ensemble des références présentes dans ce Notebook, rédige un guide pratique intitulé : « Copilot Notebooks : de la recherche à l’analyse à la production » Le document doit :
être structuré comme un article de référence ;
expliquer le rôle de Copilot Notebooks ;
présenter les différentes étapes du processus :
Explorer avec Copilot Chat ;
Créer un Notebook ;
Alimenter le Notebook ;
Analyser le contenu ;
Produire du contenu ;
expliquer le rôle des Pages, des conversations et de la section Contenu ;
inclure des bonnes pratiques et astuces ;
mettre en avant les différents types de livrables pouvant être générés ;
utiliser des titres et sous-titres clairs ;
adopter un ton pédagogique et professionnel.
Le résultat doit être un document structuré prêt à être partagé à des utilisateurs Microsoft 365 souhaitant découvrir Copilot Notebooks. Utilise le document Template.docx comme modèle pour ta génération

Générer une présentation PowerPoint

La section Contenu du Notebook permet également de générer automatiquement une présentation PowerPoint à partir des connaissances présentes dans le corpus documentaire.

Comme pour les documents Word, le résultat n’est pas une simple réponse dans le chat, mais une véritable présentation PowerPoint créée dans Microsoft 365. Une fois générée, elle devient un élément du Notebook et dispose de sa propre conversation avec Copilot.

Prompt utilisé dans la section Contenu du Notebook

Sur base de l’ensemble des références présentes dans ce Notebook, crée une présentation PowerPoint intitulée : « Copilot Notebooks : de la recherche à l’analyse à la production » La présentation doit :
être destinée à un public Microsoft 365 ;
expliquer le rôle de Copilot Notebooks ;
présenter le processus complet : Explorer avec Copilot Chat, Créer un Notebook, Alimenter le Notebook, Analyser le contenu et Produire du contenu ;
inclure une diapositive présentant les différents espaces du Notebook ;
présenter les différents types de contenus générés ;
inclure une diapositive de synthèse des bénéfices de Copilot Notebooks.

Générer un document Excel

La section Contenu du Notebook permet également de générer automatiquement un document Excel à partir des informations présentes dans le corpus documentaire.

Contrairement à un simple tableau affiché dans une réponse de chat, le résultat est un véritable fichier Excel créé dans Microsoft 365. Une fois généré, il devient un élément du Notebook et dispose lui aussi de sa propre conversation avec Copilot.

Prompt utilisé dans la section Contenu du Notebook

Sur base de l’ensemble des références présentes dans ce Notebook, crée un document Excel permettant de synthétiser les principales informations relatives à Copilot Notebooks. Le fichier doit inclure :
les différentes étapes du processus ;
les objectifs de chaque étape ;
les espaces du Notebook concernés ;
les principaux bénéfices associés ;
les livrables pouvant être générés.
Structure les informations sous forme de tableau clair et exploitable.

Réutiliser et faire évoluer les contenus générés

Tous les contenus générés depuis le Notebook — infographies, documents Word, présentations PowerPoint ou documents Excel — deviennent des éléments du Notebook à part entière.

Chaque génération crée également une conversation associée qui est conservée dans l’historique du Notebook. Il est donc possible de revenir à tout moment sur un contenu généré précédemment et de reprendre le travail là où il s’était arrêté.

Vous pouvez ainsi :

consulter un contenu généré précédemment ;
reprendre la conversation associée ;
demander des modifications ou des compléments ;
adapter le contenu à un nouveau contexte ou à un nouveau public ;
créer une nouvelle version à partir du contenu existant ;
enrichir progressivement les livrables au fil du temps.

Le Notebook ne sert donc pas uniquement à générer des contenus. Il permet également de conserver leur historique et de les faire évoluer dans la durée grâce aux conversations associées et à l’assistance de Copilot.

Conclusions et évolutions

Copilot Notebooks permet de passer progressivement de la découverte d’un sujet à la production de livrables exploitables à partir d’un corpus documentaire maîtrisé. En regroupant les bonnes références dans un même espace de travail, il devient possible d’analyser, structurer et transformer l’information en infographies, documents Word, présentations PowerPoint ou tableaux Excel. Les contenus générés peuvent être enrichis et faire l’objet de nouvelles itérations grâce à l’historique des conversations associé à chaque livrable.

💡 Bonne pratique
Lorsqu’un contenu est considéré comme définitif, il est recommandé d’en conserver une copie dans son emplacement documentaire de référence, par exemple dans SharePoint ou OneDrive.
Ce contenu pourra ensuite être ajouté comme référence dans le Notebook d’origine ou dans d’autres Notebooks afin d’alimenter de futurs travaux d’analyse ou de production.

Et demain ?

Copilot Notebooks continue d’évoluer. Parmi les évolutions particulièrement attendues dans les prochains mois :

la création de cartes mentales dynamiques ;
la prise en charge directe des images comme références ;
des capacités renforcées pour la rédaction de cas d’étude.

Ces évolutions devraient renforcer encore davantage le rôle de Copilot Notebooks comme espace central d’analyse, de réflexion et de production au sein de Microsoft 365.

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