Calendrier Partagé – Dossiers Publics
Les dossiers publics sont conçus pour assurer un accès partagé et offrir une manière simple et efficace de collecter, d’organiser et de partager des informations avec d’autres personnes de votre groupe de travail ou de votre organisation.
Les dossiers publics sont disponibles dans les clients Outlook suivants : Outlook Web, Outlook Desktop 2007 ou version ultérieure et Outlook pour Mac. Les dossiers publics ne sont pas accessibles depuis Outlook version Mobile.
Dans le cadre de mon établissement scolaire, je souhaite partager un calendrier entre tous mes professeurs. Permettre à mon personnel administratif d’y insérer des réunions, permettre à mes professeurs de consulter ce calendrier, et de recevoir les invitations faites dans ce calendrier.
Mais j’ai plusieurs contraintes à respecter
– Ce calendrier doit être disponible facilement dans Outlook version Web et Desktop
– Je dois pouvoir contrôler qui a accès à ce calendrier (lecture vs édition)
– Les réunions doivent être notifiées dans les calendriers individuels des participants
– Je ne veux rien d’autre que ce calendrier partagé
Pour arriver à une solution efficace, j’ai plusieurs approches à ma disposition.
– Mise en place d’un Groupe M365 qui me fournira un calendrier partagé.
Mais cette solution m’apporte d’autres éléments de collaboration (partage de document, un bloc-note de groupe, etc …) dont je n’ai pas besoin.
– Mise en place d’une équipe Teams qui peut aussi me fournir un calendrier partagé
Mais cette solution m’apporte d’autres éléments de collaboration (partage de document, un bloc-note de groupe, etc …) dont je n’ai pas besoin.
– Création d’un calendrier dans SharePoint
Mais celui-ci ne sera pas disponible dans Outlook Web et Desktop
– Création d’un calendrier dans mes dossiers publics d’Exchange Online
C’est cette approche que je vais choisir
Création d'une boîte aux lettres de dossiers publics
Avant de pouvoir créer un dossier public pour mon calendrier partagé, je dois d’abord créer une boîte aux lettres de dossiers publics. Les boîtes aux lettres de dossiers publics contiennent les informations de hiérarchie, ainsi que le contenu des dossiers publics.
Je n’ai pas de dossiers publics pour le moment
https://admin.exchange.microsoft.com/#/publicfoldersmailboxes
Je n’ai pas de boite aux lettres de dossier public non plus
Je vais donc commencer par créer une boites aux lettres de dossier public ‘Hiérarchie principale’ que je vais appeler ‘MasterMailBox’
Création d'un dossier public de type Calendrier
Maintenant que j’ai à disposition une boite aux lettres de dossier public, je vais pouvoir créer des dossiers !
Histoire de m’organiser, je vais d’abord créer un dossier regroupant tous mes calendriers
Je vais me donner les droits de propriétaires sur ce dossier ‘Calendriers’
Maintenant depuis mon client Outlook
Dans mes dossiers, je retrouve mes dossiers publics, dont le dossier ‘Calendriers’
Un clic droit sur le dossier ‘Calendriers’, je vais pouvoir créer un dossier de type ‘Calendrier’ que j’appelle ‘Enseignants’
Dès que ce dossier ‘Enseignants’ est disponible, il faut en gérer les autorisations
On peut constater que je suis bien le propriétaire de ce dossier.
La notion ‘Par défaut’ représente l’ensemble de vos utilisateurs, qui ont donc un accès en tant qu’auteur
Dans mon cas cette situation ne m’intéresse pas, je vais donc supprimer cette autorisation.
Par contre, je vais donner un droit de lecture à l’un de mes professeurs, et probablement par la suite à tous mes professeurs.
A vous de définir à qui vous donnez accès, et avec quels droits.
Maintenant pour que ce calendrier apparaisse dans mes calendriers, je dois l’ajouter dans mes favoris
Pour tout autre utilisateur ayant accès à ce calendrier, ils devront également l’ajouter dans leurs favoris !
Test de mon calendrier partagé
Je vais introduire 2 éléments dans ce calendrier, un évènement et une réunion avec deux participants
Voici maintenant ce que mon professeur Harry Potter obtient dans son Outlook
Il a bien reçu l’invitation dans son calendrier personnel, il peut visualiser le contenu du calendrier ‘Enseignants’, mais il n’a aucun droit sur ce calendrier autre que ‘Lecture’
Et le même calendrier depuis Outlook Web
Merci !